Projektikommunikatsiooni juhtimine: kuidas edu tagada?

PMI uuringuaruande kohaselt avastati, et ebaefektiivse kommunikatsiooni tõttu on üks viiest projektist ebaõnnestunud. Et tagada a edu peab projektijuht kureerima tõhusa projektikommunikatsiooni juhtimise. Selles projektikommunikatsiooni haldamise artiklis annan teile täieliku ülevaate sellest, kuidas süsteemset suhtlust projektis luuakse ja millised on sellega seotud erinevad protsessid.

Allpool on toodud teemad, mida selles projekti ajajuhtimise artiklis arutlen:

• Mis on projekti kommunikatsiooni juhtimine?
• Suhtluse haldamise eelised
• Projekti kommunikatsiooni juhtimise protsessid

Kõigi projektijuhtimise kontseptsioonide valdamiseks võite vaadata meie struktureeritud programm, kus juhindutakse juhendajad.

Mis on projekti kommunikatsiooni juhtimine?

Projektikommunikatsiooni juhtimine vastavalt ,
Projektikommunikatsiooni juhtimine hõlmab protsesse, mis on vajalikud projekti ja selle sidusrühmade infovajaduste rahuldamise tagamiseks artefaktide väljatöötamise ja tõhusa teabevahetuse saavutamiseks kavandatud tegevuste rakendamise kaudu.

See on üks kümnest peamisest teadmusvaldkonnast, mis paneb aluse projektijuhtimise raamistikule ja millel on suur roll kogu projektimeeskonna samal lehel hoidmisel. Nõuetekohase suhtlusjuhtimiseta kogu võib laguneda, kuna kommunikatsiooni puudumine võib põhjustada erinevate protsesside lagunemise. See võib lõpptootele veelgi negatiivset mõju avaldada ja seega projekti ebaõnnestuda.

Projektikommunikatsiooni juhtimine hõlmab erinevaidprotsessid, mis tagavad projekti õige teabe edastamise õigele meeskonnale ja õigel ajal. Tõhus suhtlus aitab luua tervislikke suhteid erinevate huvigruppide vahel, kellel on erinev kultuuriline ja organisatsiooniline taust, asjatundlikkuse tase, huvid ja väljavaated. Kõik nad saavad koos mõjutada projekti teostamist ja lõpptoodet.Projektikommunikatsiooni juhtimise täielik protsess koosneb kahest osast:

millal seda kasutada. jaavas

1. The esimene osa tegeleb strateegia väljatöötamisega, mis tagab huvigruppidele tõhusa kommunikatsioonisüsteemi.
2. The teine ​​osa eesmärk on teha kommunikatsioonistrateegiate rakendamiseks vajalikke tegevusi.

Keskmiselt kulutab projektijuht suhtlemiseks umbes 85–90% kogu projekti ajast. Seega a , tõhusa suhtlusvoo säilitamine muutub väga oluliseks. Selleks peab ta projekti alguses otsustama projekti strateegia üle ja järgima seda kogu projekti elutsükli vältel. Mõned väga soovitatavad Need, mis aitavad tõhusa suhtluse loomisel, on loetletud allpool:

• Tugev aktiivne kuulamine
• Oskuslik kirjutamine
• Ladus rääkimisvõime
• Ideede küsimine ja uurimine
• Ootuste kehtestamine ja haldamine
• Motiveeriv meeskond muutuma ja püsima
• Suunake meeskonda jõudluse parandamiseks
• Konflikti lahendamine
• Võime kokku võtta ja korrata
• Tehke kindlaks järgmine kõige tõhusam samm

Koos ülaltoodud oskustega peab projektijuht järgima ka neid 5 C-d teabevahetus, mis aitab luua katkematu ja süsteemse suhtluse kogu projekti vältel. Need viis C-d on:

Seoses võib suhtlemine olla erinevat tüüpi:

kuidas luua müügijõu rakendust

1. Kirjalik suhtlus: See on üks täpsemaid suhtlusvorme, mida edastatakse kirjavahetuse kaudu. Seda saab veel eraldada kaheks vormiks:
   1. Kirjalik ametlik: Projekti harta, ulatusdeklaratsioon, projekti plaan, WBS, projekti staatus, keerulised probleemid, lepinguga seotud suhtlus, memod jne
   2. Kirjalik mitteametlik: e-post, märkmed, kirjad, regulaarne suhtlemine meeskonnaliikmetega jne
2. Suuline suhtlus: Seda tüüpi suhtlemisel on suur paindlikkus isikliku kontakti kaudu, meeskond kohtub, telefonitsi jne. Seda saab veel jagada kahte vormi:
   1. Suuline ametlik: Ettekanded, kõned, läbirääkimised jne
   2. Mitteametlik suuline: Vestlus meeskonnaliikmetega, projekti koosolekud, vestlusringid või sõjatuba jne.
3. Mitteverbaalne suhtlus: See on kõige elementaarsem suhtlusvorm ja umbes 55% suhtlusest toimub selles vormis.Seda tüüpi suhtlemise üldnäited on näoilmed, käeliigutused, hääletoon rääkimise ajal jne.

Loodan, et nüüd saate paremini aru, mis on projekti kommunikatsiooni juhtimine. Järgmises osas räägin sellest, kuidas kommunikatsioonijuhtimine on organisatsioonile kasulik.

Suhtluse haldamise eelised

• Ootused: Projekti kommunikatsiooniplaan aitab kehtestada standardeid, kuidas ja millal suhtlus peaks toimuma.See aitab juhil säilitada projekti kontrolli ja tagada, et kõik sidusrühmad saaksid nõutavat teavet.
• Järjepidevus: Korraliku suhtlusplaani korral muutub projektijuht projekti tegevuste käsitlemisel järjekindlamaks. Samuti annab see meeskonna liikmetele suuna, mida järgides saavad nad ülejäänud meeskonna ja sidusrühmadega järjepidevalt suhelda.
• Tootlikkus: Tõhus projektijuhtimiskava hoiab kõiki meeskonnaliikmeid projekti toimumiste osas hästi kursis. Nii on nad töö peatamise ja puuduva teabe otsimise asemel alati varustatud vajaliku teabega.
• Tulemus: See loob meeskonna ja sidusrühmade vahel korraliku ja selge suhtluskanali, mis tagab meeskonna teadmisetäpselt seda, mida huvirühmad projekti väljundist soovivad, vajavad ja ootavad.
• Kontrollitud suhtlus: Suhtlusjuhtimine tagab ka õige teabe edastamise õigele inimesele ja õigel ajal. See ei jäta ruumi ebaselguseks ega segaduseks ning tagab sujuva suhtlusvoo.
• Projektimeeskonna koostöö: Hea suhtlus annab meeskonnaliikmete vahel sageli parema koostöö ja suurendab keskendumist tervikule.
• Efektiivne avalöögiseanss: Hästi korraldatud kommunikatsioonihalduskava annab projektidele hea algusetagab projekti ja metoodika kõrgel tasemel arutamise ja läbivaatamise. Kui see on tagatud, väljendavad meeskonnaliikmed edasisi suhtlusprotsesse ja lepivad kokku, mis annab neile selge pildi sellest, mis saab edasi ja milline on nende roll projektis.

Projekti kommunikatsiooni juhtimise protsessid

Projekti kommunikatsioonijuhtimise teadmiste ala koosneb kolmest järgmisest protsessist:

1. Plaanige kommunikatsioonihaldust

Plaani kommunikatsiooni haldamine on projekti kommunikatsiooni juhtimise teadmiste ala esialgne protsess. Selles protsessis töötatakse välja süsteemne ja tõhus kava projektikommunikatsiooniga seotud tegevuste jaoks. See kasutab peamiselt sellist teavet nagu kõigi sidusrühmade ja meeskondade nõuded, olemasolevad organisatsioonilised varad ja projekti vajadused. Plaani kommunikatsiooni haldamise protsess viiakse läbi perioodiliste intervallidega kogu programmi jooksul . See aitab eelkõige asjakohaseid andmeid õigeaegselt esitada dokumenteeritud lähenemisviisi abil, mis hoiab sidusrühmi tõhusalt kaasatud.

Plaani kommunikatsiooni haldamine hõlmab erinevaid sisendeid, tööriistu, tehnikaid ja väljundeid, mille olen loetlenud allpool olevas tabelis:

2. Suhtluse haldamine

Teine projektikommunikatsiooni juhtimise protsess on kommunikatsioonide haldamine, mille põhieesmärk on projekti teabe kogumine, loomine, levitamine, salvestamine, hankimine, haldamine, jälgimine ja lõplik kõrvaldamine asjakohasel ajal. Seda viiakse läbi kogu projekti elutsükli vältel, et pakkuda projekti meeskonnalt huvigruppidele ja vastupidi pingutuseta ja tõhusat infovoogu. See protsess aitab välja selgitada ka tõhusa suhtlemise erinevad aspektid koos kõige sobivamaga metoodikad , tehnoloogiad ja tehnikad. Lisaks võimaldab see kogu kommunikatsioonisüsteemil olla paindlikum, pakkudes ruumi meetodite ja tehnikate mis tahes kohandamiseks. See aitab sidusrühmade muutuvate nõudmiste ja vajaduste rahuldamisel suhtlusvoogu häirimata.

Alljärgnevas tabelis olen loendanud kommunikatsioonide haldamise protsessis osalevate sisendite, tööriistade, tehnikate ja väljundite täieliku loendi:

3. Monitor side

Monitor Side on kommunikatsioonihalduse teadmiste valdkonna viimane protsess. See protsess tagab, et kõik projekti ja kaasatud sidusrühmade teabevajadused ja nõuded on projekti lõpuleviimisega täidetud. Seda teostatakse kogu ning aitab infovoogu optimeerida vastavalt kommunikatsiooni haldamise ja sidusrühmade kaasamise kavale.

Allolev tabel sisaldab loendit projektisuhtluse lõplikus protsessis osalevate sisendite, tööriistade, tehnikate ja väljundite kohta:

Nii et see kõik puudutas projekti kommunikatsiooni haldamist. Kui soovite rohkem teada saada projektijuhtimise metoodikad või ,saate kontrollida minu ' samuti.

Kui leiate, et see artikkel „Projektikommunikatsiooni haldamine” on asjakohane, vaadake järgmist Edureka, usaldusväärne veebiõppeettevõte, mille võrgustik hõlmab üle 250 000 rahuloleva õppija, levinud üle kogu maailma.

Kas teil on meile küsimus? Palun mainige seda selle projekti kommunikatsioonijuhtimise artikli kommentaaride osas ja me võtame teiega ühendust.

mis on skanner javas