Tõhus projekti juht on edukatest projektidest rääkides hädavajalik. Väikesemahulise projekti juhtimine on lihtne, kuid asjad muutuvad tõeliselt keerukaks, kui meeskonna suurus hakkab kasvama. Kõigi projektis osalevate ülesannete ja inimeste üheaegne haldamine võib osutuda tülikaks tehinguks. See on kohtprojekti juhtimisvahendid tulevad pildile. Selles artiklis käsitlen kõike, mida peate teadma, enne kui valite oma projektihalduse tööriistad.
Allpool on toodud teemad, mida selles artiklis käsitlen:
- Projektijuhtimise ülevaade
- Projektijuhtimise tööriistad
- Vajadus projektijuhtimise tööriistade järele
- Parimad projektijuhtimise tööriistad turul
Projektijuhtimise ülevaade
'Projektijuhtimine on meeskonna töö algatamise, kavandamise, elluviimise, kontrollimise ja sulgemise distsipliin konkreetsete eesmärkide saavutamiseks ja konkreetsete edukriteeriumide täitmiseks.'
- Vikipeedia
Lihtsamalt öeldes on kõigi projektiga seotud tegevuste korraldamise ja haldamise protsess. See aitab juhtimiselprojekti algusest kuni määratletud lõpuni, mille ideaalne eesmärk on saavutada tulemus õigeaegselt ja eelarve piires. Korralik projektijuhtimise raamistikkehastab projekti elutsüklit ja viit suurt projektijuhtimise protsessigruppi. Need protsessigrupid ühendavad kümme teadmispiirkonda ja 49 protsessi, mis toimivad projektis sageli samal ajal või homogeensete sisendite ja väljunditega. Need rühmad on:
- Algatamine: Selles protsessigrupis määratletakse projekti esialgne ulatus ning eraldatakse ressursid.
- Planeerimine: Selles protsessigrupisprojekti jaoks on kavandatud asjakohane üksikasjalik tase.
- Teostamine: See protsessGruppkoosneb protsessidest, mida kasutatakse projekti juhtimiskavas määratletud töö lõpuleviimiseks.
- Järelevalve ja kontroll: See protsessigrupp hõlmab projekti jõudluse jälgimist, ülevaatamist ja reguleerimist.
- Sulgemine: See protsessigrupp on oluline osa projektijuhtimisest, mis viiakse läbi projekti lõpuleviimiseks kõigi projekti tegevuste lõpuleviimiseks.
Nüüdseks peate olema aru saanud, et projektijuhtimine on pikaajaline protsess. Kogu see protsess lasub ainult projektijuhi õlul. Projekti juhtimine ja korraldamine pole sugugi lihtne ülesanne. Kui projektijuht pole piisavalt osav, on suur tõenäosus, et teie projekt ei pruugi oodatud tulemust saavutada. Tänapäeval valivad projektijuhid oma valduse ja asjatundlikkuse tõestamiseks sageli sertifikaadid nagu PMP. Olen kirjutanud üksikasjaliku artikli millele saate lisateabe saamiseks viidata.
Noh, projektijuhtimise mõiste ulatub 19. sajandi algusesse, kuid 20. sajandi keskpaigas tunnustati seda selgelt erialana. Projektijuhid alustasid traditsiooniliste tööriistade, näiteks pliiatsi ja paberi abil, et jälgida tegevusi, kus kõik tuli teha käsitsi.Kuid tänu tehnoloogia arengule kasutavad projektijuhid nüüd erinevaid projektijuhtimisvahendeid kogu tööprotsessi kiirendamiseks ja hõlbustamiseks.
Selle artikli järgmises jaotises annan teile täieliku ülevaate sellest, mis on projektijuhtimise tööriistad ja kuidas neid kasutada.
Projektijuhtimise tööriistad
Projektijuhtimise tööriistad on põhimõtteliselttööriistad, mis aitavad üksikisikul või meeskonnal tõhusalt tööd korraldada ja projekte hallata. See võib olla avatud lähtekoodiga või tasuline tarkvara, mida saab osta veebis.
Kuna projektijuhtimine on keeruline ülesanne, mis koosneb paljudest keerukatest tegevustest, on projektijuhtimisvahendid sageli abiks projektijuhtidele. Turul on saadaval mitmesuguseid projektijuhtimise tööriistu. Need võivad olla tarkvaraga automatiseeritud või käsitsi juhitavad. Kuna eiüks tööriist vastab kõigile projektijuhtimisvajadustele, olles projektijuht, peate valima projektijuhtimise tööriista, mis sobib kõige paremini teie projekti ja juhtimisstiiliga. Need tööriistad võtavad projektijuhi koormuse maha ja aitavad kogu meeskonna tööd ja rutiini ühtlustada.
Projektijuhtimise tööriistad määratletakse tavaliselt pakutavate erinevate funktsioonide järgi. Need hõlmavad, kuid ei ole nendega piiratud:
1. Planeerimine ja ajastamine
Planeerimine ja ajastamine on mis tahes projektijuhtimistööriista olulised omadused. Meeskonna nõuetekohaseks haldamiseks ja sünkroonimiseks on väga oluline hoida iga meeskonnaliikme ülesanded ja vastutus nähtavana ja selgelt eristatuna. Hea projektijuhtimise tööriist aitab teil hõlpsalt planeerida ja määrata meeskonnaliikmetele ülesandeid koos tähtaegadega. See aitab ka prioriteetide seadmisel ja tähtaegade üle otsustamisel. Lisaks teavitab ta teid iga kord, kui teie projekt on kavandatud lõpukuupäeva lähedal, kuid teie tegevus on endiselt puudulik.
2. Suhtlus ja koostöö
Suhtlemine ja koostöömeeskonnaga ühe tööriista sees, ilma et peaksite erinevaid ekraane ja tarkvara vahetamaon iga eduka projekti olulised osad. Kõigi projektijuhtimisvahenditega on tavaliselt kaasas armatuurlaud, kus projektijuht saab jälgida nii meeskonda kui ka projekti edenemist. Samuti saavad meeskonnaliikmed armatuurlaua kaudu üksteise töödele juurde pääseda. Vähesed muud funktsioonid, mis on projektijuhtimise tööriista koostöös hädavajalikud, hõlmavad oleku jagamist, kommenteerimist, jälgimist, versiooniajalugu jne.
3. Dokumentatsioon
Käsitsi dokumentatsiooni pidamine võib olla väsitav ülesanne. Isegi teie jõupingutuste korral on vigade võimalus endiselt olemas, mis pole kindlasti teie projekti jaoks hea uudis. Seega sisaldavad projektijuhtimise tööriistad sageli dokumentatsiooni funktsionaalsust, kui aTeie projekti teave on kättesaadav ühes kohas. See teave võib sisaldada järgmistkavandatud / täidetud ülesanded, ressursiandmed, arveldusinfo ja nii edasi.
4. Ressursside haldamine
Projekti ressursside optimeerimine võib tõesti vähendada projekti valmimisaega ja kulusid. Seega võib teie projektijuhtimistööriista tõhus ressursside haldamise funktsioon olla tõesti kasulik ja mugav. Sellega saate täieliku ülevaate kogu projekti maksumusest, mis on jaotatud erinevate ressursside maksumusteks. Need ressursid võivad olla materjalid, inimjõud, kulutused jne. Seega saate projektijuhtimisvahendi abil neid ressursse optimeerida ja kõiki projekti protsesse tõhusalt juhtida.
5. Riskide hindamine
Riskid on midagi, mida ei saa kunagi ennustada. Ettenägematute juhtumite (loodusõnnetus, majanduslangus jne) tõttu võivad teie projekti ülesanded, näiteks kestus, selle edenemine, tähtajad, eelarve, osalejad jne. Projektijuht peab suutma arvutada selliseid riske, kuid kui kasutate projektijuhtimise tööriista, peab ta selle ülesande teie eest tegema. Eriti pikaajaliste projektide puhul võivad seda mõjutada paljud tegurid. Nende tööriistade abil saate olla valmis igasuguseks riskiks, mis teile ette tuleb, ja saab sellistes olukordades täpsemalt hakkama.
6. Aruandlus
Eduka projekti jaoks peab teil olema täielik ülevaadepuudused ja probleemid, mis nõuavad kohest tähelepanu ja lahendust. Kui otsustate oma projektihaldustööriista, peate veenduma, et sellel on kaks kõige olulisemat funktsiooni, milleks on ülevaatlikud aruanded ja võtme tulemuslikkuse näitaja (KPI) juhtpaneelid. Samuti saate korralike aruandlustööriistade abil luua kohandatavaid aruandeid ja koguda kõik eelnevalt sisestatud projekti andmed.
7. Lähtepunkt ja hinnang
Projekti jaokslähtepunkt peab olema projektiplaani alguses selgelt määratletud, mille abil saate mõõta ja võrrelda oma projekti edenemist. Nüüd peab projektijuhtimise tööriistal olema see funktsioon, et juht saaks reaalajas asjade olukorda võrrelda hinnanguga ja analüüsida kõrvalekaldeid. Turul on erinevaid tööriistu, mis pakuvad automaatseid baasvalikuid, nii et tööriista valimisel valige targalt.
Vajadus projektijuhtimise tööriistade järele
1. Standardne lähenemine
Projektijuhtimise tööriistad suunavad kogu projekti arendamise protsessi standardiseeritud viisil. Tööriista abil aprojektijuht saab kogu protsessi korraldada mallide ja muude juhenditega. See aitab neil tagada, et projektid edeneksid plaanipärasel viisil ilma rööbastelt maha sõitmata.
2. Järelevalve
Projekti edenemise jälgimine on väga oluline, eriti kui see on pikaajaline. Projektijuhtimistarkvara on spetsialiseerunud sellele funktsioonile ja enamik neist pakub reaalajas ülesannete ja tegevuse edenemise jälgimissüsteemi. Need tööriistad aitavad jälgida ja jälgida erinevaidprojekti etapid. Samuti saavad nad ennustada, kas projekt suudab ajagraafikut täita, järgides praegust tempot. Seega on see projekti õigeaegse lõpuleviimise ja kulude kärpimise osas väga kasulik.
3. Tõhus juhtimine
Projektijuhtimise tööriistad annavad täieliku ülevaate projektist, mis aitab projektijuhil ülesandeid joondada ja prioriseerida.Nende abil saab projektijuht olla organiseeritum ja süstemaatilisem planeerimise, ajastamise, progressi jälgimise, dokumenteerimise, eelarve haldamise, ressursside jaotamise, riskijuhtimise jms osas. Projektijuhtimistööriistade abil saate hõlpsasti oma tegevuspiirkonnas püsida ja edusamme jälgida.
4. Efektiivne eelarve planeerimine
Eelarve on üks peamisi projektide tuletajaid. Prognoositud eelarve piires eduka ja õigeaegse projekti elluviimine vajab palju planeerimist ja kontrolli. Projektijuhtimise tööriist peab aitama projektijuhil sellest kitsikusest välja tulla ja korralikku eelarvet planeerida.
5. Optimeeritud otsuste tegemine
Kuna kõik on ühes kohas olemas, viivad projektijuhtimisvahendid sageli paremate otsuste tegemiseni. Kuna teil on kõik projekti ülesande ja tegevustega seotud reaalajas parameetrid,otsustusprotsess muutub täpsemaks ja täpsemaks.
6. Parem suhtlus
Projektijuhtimisvahendid loovad lihtsa suhtluslehtri mitte ainult projekti sisemiste liikmete, vaid ka väliste liikmete, näiteks klientide ja sidusrühmadega. Neid tööriistu kasutades muutub infovoog kõigi projektiga seotud ülesannete või tegevuste osas selgeks ja täpseks.
7. Dokumendi jagamine
Dokumendi jagamine on iga projekti jaoks oluline tegevus ja kui projektijuhtimisvahendid on pildil, muutub see ülesanne vaevaks. Seevõimaldab projekti sidusrühmadel leida ulatuslikumad dokumendid, traadiraamid, spetsifikatsioonid jne, et tagada läbipaistvus ja suhtlus.
8. Tõhustatud kliendirahulolu
Kuna kõike tehakse ettenähtud ulatuse ja eelarve piires koos esmaklassilise kvaliteediga, on kliendid kindlasti rahul.Tõhusad projektijuhtimise tööriistad pakuvad funktsioone, mis võimaldavad sellel kliendi / tarnija suhtel jätkuda ka pärast projekti valmimist ja elluviimist.
Parimad projektijuhtimise tööriistad turul
Allpool on loetletud kümme turule saadaolevat projektijuhtimise tööriista:
1. Wrike
Wrike on võimas projektijuhtimise tarkvara veebis, mis tagab projektiülesannete täieliku nähtavuse ja kontrolli. See on auhinnatud tarkvara veebipõhiseks projektijuhtimiseks ja aitab parandada töö kiirust ja tõhusust nii koos paiknevates kui ka hajutatud rühmades.
2. Asana
Asana on veebi ja mobiilse projektijuhtimise rakendus, mis on loodud meeskondade abistamiseks nende tööd jälgida. Alustamine on lihtne, kuid kogu ettevõtte juhtimiseks piisavalt võimas. See pakub palju funktsioone, mis võivad aidata teie organisatsioonil ja jälgida tööd viisil, mis sobib iga meeskonna töövoogudega, pakkudes meeskonnakaaslastele läbipaistvust ja selgust.
3. Trello
Trello on veebipõhine projektijuhtimise rakendus, mille on välja töötanudUdu OjaTarkvara jaonpraegu kuulub Atlassianile. Trello pakub visuaalset viisi alustavatest ettevõtetest Fortune 500 ettevõtetenimeeskondadel teha koostööd mis tahes projektis. See on uskumatult paindlik ja hõlpsasti kasutatav. See jälgib kõiki detaile, olgu see siis suur pilt või minutiline detail, kasutades kanbani stiilis haldust.
4. JIRA
JIRA on projektijuhtimise tööriist, mida kasutatakse populaarsemalt vigade jälgimisel ja probleemide jälgimisel.JIRA kasutamine teiesaab hõlpsalt planeerida, jälgida ja hallata teie väledaid tarkvaraarendusprojekte, kohandades oma töövoogu ja meeskonna koostööd. See pakub erilisi funktsioone kiire tarkvaraarenduse jaoks, mis aitab meeskondadel keskenduda iteratiivse ja kasvava väärtuse pakkumisele võimalikult kiiresti koos kohandatavate teadetetahvlitega.
5. Basecamp
Basecamp on reaalajas suhtlusvahend, mis aitab meeskondadel samal lehel püsida ja onvähem traditsiooniliste projektijuhtimise ülesannete jaoks. See on usaldusväärne teenus, mis pakub lihtsat seadistamist ja lühikest õppeaega. Koos ülesandeloenditega muutub kalendrite koostamine, tähtajad ja failide jagamise funktsioonid prioriteetide ja teostatavate üksuste jälgimiseks lihtsamaks.
6. Zoho
Zoho on tasuta veebipõhine projektijuhtimistarkvara, mis võimaldab teil oma äriprojekte tootlikumaks muuta ja need teatud aja jooksul lõpule viia. Zoho abil saate põhjaliku ülevaategraafikud ja aruanded, tehes sujuvalt koostööd oma meeskonna, klientide, müüjate või konsultantidega.
7. Poodium
Poodium on pilvepõhine koostööteenus, mida toetab Citrix.Seeon sotsiaalse koostöö tööriist, kus saab luua rakendusi ja seadistada tööruume eelistatud töövoogude toetamiseks ja tõhusamaks muutmiseks. See on suurepärane vahend koostöö tihendamiseks, kuna see võimaldab teil suhelda kolleegidega sisemise suhtlusvõrgustiku kaudu ja vestelda.
arvu java faktoriaal
8. FreedCamp
Freedcamp on veebipõhine projektijuhtimise tööriist ja organisatsioonisüsteem. Seda saab kasutada aüks või mitu kasutajat, kes teevad koostööd pilvandmetöötluse abil. See on ideaalne vahend neile inimestele ja ettevõtetele, kes soovivad hoida kontrolli all oma projekte, ressursse, eelarvet, aega jne.Freedcamp aitab teil peamiselt oma töövoogu parandada, sihtmärke määrata ja eesmärke saavutada määratud aja ja eelarve piires.
9. Scoro
Scoro on terviklahendus, mis integreerib kõik funktsioonid, mida on vaja mis tahes projektijuhtimistarkvaras. Scoro abil saate hallata kogu oma ettevõtet ühes kohas, see tähendab, et see ühendab teie erinevad süsteemid ja lugematud arvutustabelid üheks tööriistaks. Põhimõtteliselt on see tarkvara teenusena lahendus professionaalsetele ja loomingulistele teenustele.
10. Microsofti projekt
MS projekt on Microsofti pakutav projektiportfelli haldamise tööriist. See pakub pilve-põhinebja kohapealsed võimalused. See pakub ka integreeritud planeerimisvahendeid, mis aitavad korraldada ja hoida vahelehel projekte, sealhulgas igapäevaseid ülesandeid ja üldist suunda.
Need olid turu kümme parimat tööriista. Turul on saadaval rohkem tööriistu, mida kasutatakse erinevates valdkondades. Sellega lõpetan selle artikli projektijuhtimise tööriistade kohta. Loodan, et see aitas teie teadmistele väärtust lisada. Enne oma projektiga alustamist võite viidata minu lehele artikkel.
Kui leiate selle artikli teemal „Projektihalduse tööriistad ”Asjakohane, vaadake Edureka, usaldusväärne veebiõppeettevõte, mille võrgustik hõlmab üle 250 000 rahuloleva õppija, levinud üle kogu maailma.
Kas teil on meile küsimus? Palun mainige seda kommentaaride jaotises ja võtame teiega ühendust.